Jakarta – Panitera Mahkamah Agung Republik Indonesia, Sudharmawatiningsih, menegaskan pentingnya pengelolaan arsip perkara secara profesional dan terstandar guna menjaga integritas peradilan, termasuk dalam menghadapi risiko hilangnya berkas perkara. Hal tersebut disampaikan pada Senin (30/03) dalam Podcast Badan Peradilan Umum (PODIUM) yang membahas tata cara penanganan arsip perkara hilang serta strategi penguatan sistem kearsipan di lingkungan peradilan.
Menurut Sudharmawatiningsih, arsip perkara memiliki nilai strategis karena memuat nilai administratif, hukum, hingga historis, sehingga tidak dapat diperlakukan seperti arsip biasa.
“Berkas perkara memiliki nilai hukum dan menjadi dasar pertanggungjawaban proses peradilan, sehingga pengelolaannya harus dilakukan secara hati-hati dan terstandar,” ujarnya.
Mekanisme Penanganan Arsip Hilang
Sudharmawatiningsih menjelaskan, apabila terjadi kehilangan atau kerusakan arsip perkara, pengadilan wajib membentuk tim untuk melakukan penelusuran dan rekonstruksi berkas.
Langkah yang dilakukan meliputi:
• Penelusuran salinan putusan
• Pelacakan melalui register dan berita acara persidangan
• Koordinasi dengan pihak terkait
Jika dokumen asli tidak ditemukan, maka salinan atau catatan resmi dapat digunakan sebagai pengganti yang memiliki kekuatan hukum setara, sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1952.
Digitalisasi Jadi Solusi Strategis
Dalam menghadapi keterbatasan ruang arsip dan risiko bencana seperti banjir atau kebakaran, Sudharmawatiningsih menekankan pentingnya digitalisasi arsip perkara.
Digitalisasi, lanjutnya, harus dilakukan dengan prosedur yang ketat, antara lain:
• Disertai berita acara alih media
• Diverifikasi kesesuaiannya dengan dokumen asli
• Menjamin keutuhan, keamanan, dan kerahasiaan data
Ia juga menegaskan bahwa dokumen elektronik telah diakui sebagai alat bukti sah sesuai ketentuan perundang-undangan, sepanjang memenuhi syarat aksesibilitas, integritas, dan autentikasi.
Peran Pimpinan dan Mitigasi Risiko
Lebih lanjut, Sudharmawatiningsih menekankan pentingnya peran pimpinan pengadilan dalam melakukan langkah preventif melalui:
• Penyusunan mitigasi risiko
• Audit berkala pengelolaan arsip
• Penerapan standar operasional prosedur (SOP)
Sementara dari sisi represif, apabila ditemukan indikasi pelanggaran atau kelalaian, maka dapat dilakukan pemeriksaan oleh Badan Pengawasan dan bahkan dimungkinkan penerapan sanksi pidana sesuai ketentuan hukum yang berlaku.
Arsip Tidak Dapat Dimusnahkan
Sudharmawatiningsih juga mengingatkan bahwa arsip perkara tidak dapat dimusnahkan meskipun telah melewati masa retensi, karena berkaitan dengan penyelenggaraan peradilan.
Sebagai solusi atas penumpukan arsip, pengadilan dapat melakukan kerja sama dengan lembaga kearsipan untuk penyimpanan arsip statis, dengan syarat melalui proses verifikasi dan akuisisi sesuai ketentuan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Penguatan SDM dan Standarisasi
Di sisi lain, Mahkamah Agung terus mendorong penguatan sumber daya manusia melalui pengembangan arsiparis bersertifikasi serta rekrutmen dokumentalis hukum yang tersebar di seluruh Indonesia.
“Ke depan, pengelolaan arsip harus berbasis modern, terstandar, dan terintegrasi secara nasional,” tegasnya.
Jamin Integritas Peradilan
Sudharmawatiningsih menutup dengan menegaskan bahwa arsip perkara bukan sekadar administrasi, melainkan menjadi rekam jejak integritas proses peradilan.
“Dari arsip perkara, kita memastikan proses hukum berjalan transparan, tertib, dan dapat dipertanggungjawabkan,” pungkasnya.
